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.....Aproveitando lições
aprendidas em projetos através da aplicação
de princípios de Gerência de Projetos conforme o PMBOK©
O Desafio:
- Atender os requisitos de QUALIDADE dentro do PRAZO e CUSTO (esforço)
acordado, mesmo diante de eventuais alterações de
escopo que possam se fazer necessárias (infelizmente é
raro acontecer do escopo permanecer o mesmo o tempo todo!).
Ações que contribuem para o sucesso do projeto:
- O gerente de projeto deve focar-se em custo, prazo e
qualidade;
- A atividade mais importante em que o gerente de projeto deve permanentemente
estar engajado é o planejamento. O planejamento sistemático,
detalhado, que envolva todo o time é o único fundamento
do sucesso do projeto. Quando o mundo real conspira para alterar
o plano, o gerente de projeto deve refazer o plano tal que reflita
as mudanças.
- O gerente de projeto deve sentir e transmitir a equipe o sentimento
de urgência. Uma vez que a equipe tem muitas outras prioridades,
é função do gerente de projeto manter a atenção
do time nos resultados e nas datas finais das tarefas. É
fundamental haver conferências regulares de status do projeto,
reuniões e lembretes.
- Projetos bem sucedidos utilizam tempos de tarefas já testados
e ciclo de vida de projeto já comprovado.
- Todos os resultados (deliverables) e todas as atividades do projeto
devem ser comunicadas e visualizadas em detalhes vívidos.
- Evite descrições vagas, escreva objetivamente, desenhe,
prototipe, e faça todo mundo concordar com estes resultados.
- Os produtos do projeto devem evoluir gradualmente, em sucessivas
aproximações. O risco de retrabalho é maior
quanto maior mais direto for o "pulo" para um produto
final. Construa aos poucos, obtendo revisões e aprovações
incrementais, e mantenha uma evolução controlada.
- Projetos requerem claras assinaturas e aprovações
dos patrocinadores. Claros pontos de aprovação, acompanhados
de assinatura formal dos patrocinadores e de outros interessados
(stakeholders), devem demarcar os pontos de evolução
dos produtos do projeto. Nunca esquece de identificar TODOS os interessados
(stakeholders)!
- O sucesso dos projetos está relacionado com a análise
prévia completa da necessidade que justifica os produtos
dos mesmos. Os gerentes de projeto devem insistir na existência
de um documento de fundamente as necessidades de negócio
que justificam o projeto.
- Os gerentes de projeto devem batalhar para que consigam fazer
as coisas direito ainda dentro do escopo do projeto. É necessário
demonstrar para os patrocinadores e para a alta administração
porque é necessário produtos com tal nível
de qualidade e qual o tempo necessário para obtê-los.
- Os patrocinadores do projeto e interessados (stakeholders) não
devem ser clientes passivos, mas participantes ativos do projeto.
A maioria dos patrocinadores e interessados corretamente demandam
por autoridade autoridade para aprovar os produtos e resultados
do projeto. Junto com esta autoridade deve acompanhar a responsabilidade
de ser um participante ativo na definição de quais
produtos (deliverables) devem resultar no andamento do projeto,
conferindo estes resultados DENTRO do tempo do projeto.
- A responsabilidade do gerente de projeto deve ser equivalente
à sua autoridade e autonomia.
- Os projetos tipicamente devem ser vendidos e revendidos. O gerente
de projeto deve atuar periodicamente como um vendedor, para manter
o comprometimento dos patrocinadores e interessados (Stakeholders),
lembrando as demandas do negócio que serão atendidas
e a contribuição deles é fundamental para atingir
estes objetivos.
- Os gerentes de projeto devem contratar para a equipe de projeto
os melhores, mais habilidosos, mais experientes, e melhor qualificados.
O gerente de projeto deve atuar como advogado deste time, protegendo-os
de interrupções externas, auxiliando-os a obterem
as ferramentas e condições de trabalho para que possam
aplicar o melhor de seus talentos.
- A alta administração deve participar ativamente
no estabelecimento das prioridades. É bastante comum para
os membros da equipe de projeto participar em vários projetos.
Os recursos são utilizados até o seu limite, assim
as organizações têm estabelecido o escritório
de projetos (PMO), coordenado pela alta gerência de todos
os departamentos que clarificam e alinham as requisições
de todos os projetos conforme as disponibilidades de recursos e
prioridades da organização.
O Gerente de Projeto
- É um especialista em gerência de projetos e um hábil
metodologista, sempre projetando a melhor metodologia de acompanhamento,
visibilidade, controle e comprometimento em cada um de seus projetos.
Um líder capaz de manter o moral e a motivação
dos envolvidos sempre em alta, mesmo diante dos revezes.
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